3.5 Première

Pour l’auto-diffusion, il y a des détails à régler avant la première. Déterminez un système pour la vente des billets et pour guider les spectateurs vers leurs sièges. Préparez un programme de soirée pour orienter le spectateur et reconnaître toutes les personnes engagées dans la production.

Le programme
Ne lésinez pas, faites un programme ! C’est un souvenir et un outil éducatif et promotionnel que vous utiliserez comme matériel de soutien dans vos prochaines demandes de bourses.

Contenu obligatoire :
• titre, date, lieu;
• les noms des membres des équipes artistique, technique et administrative (musique, photos, collaborateurs, techniciens, etc.);
• logos des commanditaires et reconnaissance de toutes les sources de financement.

Contenu facultatif :
• remerciements ;
• texte explicatif de l’intention artistique de la pièce ;
• biographies (chorégraphe, interprètes, collaborateurs, etc.) ;
• un historique de la compagnie, photos.

L’accueil
L’accueil désigne essentiellement la vente des billets et l’accueil des spectateurs à l’entrée de la salle pour vérifier leurs billets et les guider vers les sièges. Plusieurs théâtres exigent que vous engagiez leur équipe pour ces fonctions, mais si c’est votre responsabilité, gardez les choses aussi simple que possible. Au minimum, vous avez besoin des éléments suivants :
• un préposé à la vente des billets ; le billet peut être un « vrai » billet numéroté, un tampon à l’encre ou le programme de soirée ;
• un placeur qui vérifie les billets ou tampons à l’entrée de la salle, et qui bloque les retardataires ou les accompagne dans la salle au moment convenu ;
• une caisse adéquate ;
• la liste des invitées, soit les VIP qui ont des billets de faveur ;
• quelques dossiers de presse pour les médias.

Ne prenez pas les réservations à moins que vous croyiez faire salle comble rapidement. Les réservations nécessitent un numéro de téléphone (avec boîte vocale) ou un courriel, et une personne qui fait le suivi. Attention : certains lieux exigent un numéro de téléphone sur l’affichette pour qu’ils n’aient pas à répondre aux questions concernant votre spectacle. À l’inverse, d’autres lieux prennent les appels puisque c’est compris dans la location de salle.

La prévente de billets peut aider le budget, mais c’est une charge administrative. Si vous faites de la prévente, il faut imprimer des billets et faire le suivi des ventes. Distribuez-les aux membres de votre équipe afin qu’ils les vendent à leurs amis. L’événement doit être d’une certaine envergure pour justifier la mise en vente de billet dans un commerce local. Entendez-vous avec le commerce suffisamment d’avance ; cela comprend souvent une commission ou un pourcentage des ventes pour le commerçant (environ 1 $ pour chaque billet vendu).

Pour la billetterie, préparez un fonds de caisse avec de petites coupures et de la monnaie dans une boîte, ainsi qu’une feuille de caisse pour faire le calcul des revenus et compter le nombre de personnes dans l’assistance chaque soir. Allez à la banque ; c’est très désagréable de manquer de monnaie, et les commerces voisins ne peuvent pas toujours vous dépanner. La logique veut que 50 % à 80 % du public paie avec un billet de 20 $; planifiez votre fonds de caisse en conséquence.

Réservez toujours une place dans la dernière rangée au centre pour le vidéaste et quelques places près de l’entrée pour les retardataires. Si les sièges sont numérotés et assignés par billet, gardez quelques-unes des meilleures places au centre de la salle pour les réservations VIP de dernière minute (c’est-à-dire ne vendez pas les billets qui correspondent à ces places).

L’ouvreur doit connaître toutes les issues de secours. Il doit s’assurer que les spectateurs n’entrent pas avec de la nourriture ou des boissons, et devrait aider à nettoyer un peu la salle après la sortie du public, à la fin du spectacle. Il doit aussi appliquer le règlement établi pour les retardataires, soit les faire entrer en silence ou leur refuser l’accès au spectacle. De plus, une personne devrait rester en poste à l’extérieur de la salle durant toute la durée du spectacle, pour répondre aux retardataires.

Quand la salle est prête pour l’entrée du public, la directrice technique ou la régisseuse de plateau en avise le responsable de l’accueil afin qu’il fasse entrer les spectateurs. Idéalement, la salle ouvre une dizaine de minutes avant le début du spectacle. Le responsable de l’accueil décide quand fermer les portes du théâtre et s’il est nécessaire de refuser des gens à la porte. La régisseuse de plateau ou la directrice technique doit être avisée quand la salle est de nouveau entre ses mains. Ensuite, elle donne le signal pour éteindre les lumières dans la salle et commencer le spectacle.

… prochain chapitre: 3.6 Dernièret


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