2.3 Budget

Le budget d’un projet est l’ensemble des revenus et des dépenses, et les totaux de ceux-ci doivent s’équilibrer. Les coûts ont tendance à fluctuer selon votre capacité de prévoir les dépenses et l’exactitude de vos calculs. Les revenus varient selon le nombre de commerces ou d’organismes qui appuie votre projet, les subventions accordées et les ventes au guichet. Préparez deux budgets dès le départ : un budget idéal et un budget modéré. Prévoyez en fonction des deux.

Vous pouvez télécharger un modèle avec des exemple d’items que vous voudrez probablement intégrer dans votre budget ici : modèle de budget

Les coûts
Produire un budget réaliste demande un peu de recherche. Il faut évaluer le coût de divers éléments requis pour mener à terme le projet et se faire une idée de la somme nécessaire pour éviter un déficit. Un budget réaliste est essentiel pour les demandes de subventions. N’hésitez pas à solliciter l’avis des subventionneurs et des professionnels du milieu quant aux tarifs en vigueur. Inscrivez les montants « en nature », c’est-à-dire le soutien sous une forme autre que l’argent (ex. temps en studio, un cachet de collaborateur réduit, etc.) auquel vous attribuez une valeur monétaire. Les dons en nature doivent figurer dans les dépenses et les revenus, même s’il n’y a pas de transaction comptable. La plupart des revenus et des dépenses suivants s’appliquent aux productions ; certains s’appliquent uniquement à l’auto-production.

Le lieu
Les studios de répétition coûtent généralement entre 10 $ et 20 $ l’heure. On peut toujours trouver des locaux moins chers, par exemple, en utilisant son statut d’ancien diplômé d’une école, par l’entremise d’un mentorat avec compagnie qui prête leurs locaux pendant leurs tournées, ou encore en échangeant ses services (ménage, administration) contre du temps en studio. De plus en plus, plusieurs studios, théâtres et compagnies offrent des résidences, soit des heures en studio sans frais pour une période de temps concentrée. Vous pouvez utiliser une résidence pour la création ou pour travailler la technique et les éclairages. Souvent, les lieux qui proposent des résidences font un appel de projet et font ensuite une sélection parmi les candidats.

Le coût du lieu de diffusion pour une production indépendante varie, dans une certaine mesure, selon le nombre de représentations. Informez-vous sur les services compris dans le prix de location. Les recettes de la billetterie vous reviennent-elles, ou faut-il partager les ventes? Faut-il engager l’équipe technique du théâtre, les préposés à la billetterie et l’équipe d’accueil? Quel est le taux horaire pour les heures supplémentaires? Y a-t-il des frais afférents à la vente de billets? Si les cartes de crédit sont un mode de paiement accepté, y a-t-il des frais de gestion? Le théâtre vous offre-t-il de l’espace publicitaire dans son programme de saison?

Les salaires
Pour les premières œuvres avec de petits budgets, il est probable que les cachets soient symboliques. Cependant, vous avez quelque chose à offrir aux artistes émergents : la chance de développer leurs habiletés et d’étoffer leur expérience professionnelle. Décidez si vous allez payer les interprètes pour les répétitions, pour les représentations, ou pour les deux. Le tarif professionnel varie généralement entre 10 $ et 30 $ l’heure pour les répétitions, selon l’expérience de l’interprète, et entre 50 $ et 200 $ pour une représentation. Si vous ne pouvez payer des taux professionnels, il est possible de faire du troc.

Pour les salaires de vos collaborateurs, il faut réfléchir aux questions suivantes : qui confectionne et qui met en œuvre les éléments de conception? Qui fournit les matériaux pour réalise les conceptions? Assurez-vous que ces détails soient clairement stipulés dans les contrats. Dans le théâtre professionnel, le cachet d’un concepteur varie entre 500 $ et 3000 $, selon la production.

Généralement, un petit théâtre non syndiqué paie un technicien qualifié entre 12 $ et 15 $ l’heure. Un directeur technique reçoit une prime de 2 $ à 5 $ sur le taux horaire de base. Le quart de travail du technicien est d’un minimum de quatre heures, et il y a un taux horaire plus élevé pour les heures supplémentaires.

Le directeur de production reçoit souvent un cachet variant entre 500 $ et 5 000 $ par production. Un attaché de presse professionnel peut demander entre 800 $ et 3 500 $. Pour un débutant, vous pourriez proposer un cachet symbolique de 200 $. Le vendeur, qui fait la levée de fonds ou la vente d’espaces publicitaires, travaille souvent pour une commission d’entre 10 % et 40 % de ses ventes. Assurez-vous d’avoir une entente claire s’il cumule des dons sous forme de services plutôt que d’argent comptant. Lorsque le lieux de diffusion ne prend pas en charge la billetterie et l’accueil, recrutez des bénévoles.

Les coûts de promotion
Les coûts pour la photographie sont le cachet pour le photographe, le prix de la pellicule (le cas échéant) et de l’impression et, dans certains cas, un montant supplémentaire pour les droits de reproduction. Pour économiser temps et argent, faites-le vous-même avec une caméra numérique.

Fixez les coûts d’impression des affiches et des affichettes en fonction de vos besoins et de vos goûts. La couleur et la qualité du papier peuvent faire grimper les prix de façon exponentielle. Une bonne conception graphique vous permet de garder un budget modeste. Dans tous les cas, allez chez l’imprimeur, budget en main, et demandez-lui ce qu’il peut faire pour vous. Le coût de 500 à 2000 affichettes peut varier entre 5 $ et 800 $.

Les coûts cachés
Prévoyez une marge de manœuvre pour pallier les imprévus de production. Calculez le total des dépenses anticipées, multipliez-le par 0.15 et additionnez ce montant au budget initial ; c’est votre 15 % de contingence. Tenez compte des taxes de vente dans la préparation du budget, notamment pour la location de studios. Plusieurs lieux de diffusion exigent également que les ventes de billets soient assujetties aux taxes.

Les revenus
Il n’est pas facile de prédire les revenus d’une production. Ne comptez pas sur les bourses et les subventions avant qu’elles ne soient confirmées. Ayez un plan B et ne tenez pas pour acquis que les revenus de vente des billets soient élevés. C’est pratique courante d’estimer la vente des billets à 40 %. Faites le calcul suivant : (nombre de sièges) x (nombre de représentations) x (prix du billet) x (0.40). Faites un bilan de vos efforts de levée de fonds trois semaines avant la première. Il est peu probable que les résultats changent de façon probante d’ici le spectacle ; ajustez votre budget en conséquence.

La comptabilité
La tenue de livre est nécessaire pour comptabiliser vos dépenses. Créez un horaire de paiement. Évaluez qui doit être payé immédiatement et qui peut être payé à la fin de la production. Conservez tous reçus et factures de dépenses, et assurez-vous qu’ils soient clairement identifiés et datés. Il est plus facile de comptabiliser des transactions si elles sont effectuées par chèque, mais il peut être utile de retirer un peu d’argent comptant pour de petites dépenses (petite caisse). Transférez périodiquement cette information dans un chiffrier Excel pour bien identifier chaque catégorie de dépense et le somme partielle qui s’y rattache. Créez votre propre système en utilisant les modèles suivants : budgets de caisse

… prochain chapitre : 2.4 Financement


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